Wie du ein Event während der Durchführung genießt

Lesezeit: 4 Minuten

von Vincent Maria Klein am July 28th at 7:08pm

Mittlerweile kenne ich unterschiedlichste Emotionen und körperliche Zustände nach einer Veranstaltung ... Einmal liefen mir vor Enttäuschung über ein Missgeschick die Tränen über die Wangen. Mitten in der U-Bahn. Ein andermal musste ich mich bei meinem Zweitjob vor Erschöpfung krank melden.

Gastgeber für eine Konferenz (oder ein anderes Event) zu sein, fordert einem viel ab. Je nach Größe und Komplexität sehr viel.

Über den Zeitraum der letzten zehn Jahre war ich Teil eines Teams, das jährlich mindestens ein bis zwei Konferenzen vorbereitet und durchgeführt hat. Jeweils mit ein paar hundert Teilnehmern.

Dabei steht eine Sache für mich heute mehr als je zuvor fest: Kaum etwas macht mehr Freude als Menschen zusammenzubringen und ihnen eine gute Zeit zu geben. Ob für eine Party, eine Fortbildung oder zum Austauschen und Kennenlernen.

Wie ist es aber möglich, als Veranstalter noch während der Durchführung Spass und Freude zu empfinden? Hier reflektiere ich meine Erfahrungen …

1. Bereite vor als würde es kein Morgen geben. Dann leg den Schalter um.

Alles steht und fällt mit Vorbereitung. Je besser die Gegebenheiten, Abläufe und Details im voraus durchdacht sind, desto mehr gelingt die Umsetzung.

Das besagt auch das Pareto-Prinzip, welches auch im Event-Bereich seine Anwendung findet: 80 % Aufwand für Vorbereitung sorgt für 20 % Aufwand in der Durchführung.

"Wer sich vorbereitet hat, hat bereits die halbe Schlacht gewonnen." Miguel de Cervantes

Jedoch kommt bei jeder Veranstaltung der Zeitpunkt, an dem es zu spät ist, weitere Vorbereitungen zu treffen. Der Zeitpunkt ist spätestens dann da, wenn es losgeht.

Das war bei unseren Konferenzen bei Equippers für mich meistens dann, wenn ich gestriegelt und mit auf Hochglanz poliertem Auto zum Flughafen gefahren bin, um meinen ersten Airport-Pickup zu machen.

Wenn ich in dem Moment nicht die Entscheidung traf umzuschalten, brachte ich mich selbst um ein bestimmtes Konferenz-Erlebnis. Von nun an zu genießen und aus jedem Moment und jeder Begegnung das Beste rauszuholen, war etwas, zu dem ich mich jedes Mal richtig entschließen musste.

GEFAHR: Auch während einer Veranstaltung noch Vorbereitungen zu treffen und Dinge in letzter Minute zu organisieren sorgt für unnötigen Druck und Stress. Vorarbeit darf nicht degressiv stattfinden und muss unbedingt einen Abschlusspunkt VOR DEM EVENT haben.

Ausnahme: Auf kurzfristige Änderungen und spontane Situationen muss natürlich reagiert werden. Das Event, bei dem alles klappt, wird nie stattfinden. Siehe dazu auch Punkt 3.

2. Arbeite entgegengesetzt und entspann dich.

Der menschliche Körper braucht Pausen. Auch während eines mehrstündigen oder mehrtägigen Events. Und damit meine ich nicht drei Stunden Schlaf in der Nacht.

Was ich mir zur Gewohnheit gemacht habe: Zu entspannen wenn für die Teilnehmer Programm läuft und voll da zu sein wenn sie Pause haben.

Präsenz zu zeigen wenn Gäste ankommen, vor Ort zu sein um zu schauen ob alle eine gute Zeit haben oder irgendwo etwas hakt, Teilnehmer zu grüßen oder Gespräche zu führen. - All das läuft vor, zwischen oder nach einer Session.

Wenn aber alle im Veranstaltungsraum sind, ihre Plätze gefunden haben und dem Sprecher lauschen, kann ich in Ruhe einen Kaffee trinken oder etwas Obst essen (und für ein paar Minuten die Beine hochlegen).

Das setzt voraus, dass meine Leiter glücklich sind und der Sprecher hat, was er braucht. Dass das Raumklima stimmt, Production- und Ordnerteam einen guten Job machen und kein anderer Mitarbeiter mehr Hilfe oder Unterstützung braucht.

Also, mach regelmässig Pausen aber wähle geeignete Zeitfenster! Vertraue auch anderen Teams und Mitarbeitern, dass sie währenddessen ihre Sache gut machen.

GEFAHR: Wer sich keine Pause gönnt, tut sich selbst, seinem Team und auch den Teilnehmern keinen Gefallen. Wer meint, unabdingbar zu sein, schießt sich am Ende ein Eigentor.

Einmal wurde mir so übel, dass mich kaum noch auf den Beinen halten konnte. Nur das Einnehmen einer Schmerztablette konnte Abhilfe schaffen. Puh! Nicht zu empfehlen.

3. Mach Notizen und richte den Blick nach vorn.

Nie läuft alles glatt. Besser geht immer. So sehr es auch an einem nagen mag, dass manches nicht klappt, es gehört zu jedem Event, dass man dazulernt um besser zu werden.

Als ich im November 2010, gegen Ende unserer ersten Konferenz in Berlin, einen unserer internationalen Gäste zum Flughafen fuhr, fragte er mich allen Ernstes „Und, gibt es irgendetwas, das ihr verbessern wollt?“ - Ich wäre vor Lachen beinahe von der Fahrbahn abgekommen (Ok, ich gebe es zu: Das ist etwas übertrieben.). Dass er so indirekt gefragt hatte, hielt ich ihm aber zugute.

Warum fing ich an zu lachen? Die Konferenz war in vielerlei Hinsicht eine Katastrophe gewesen. Dessen war ich mir absolut bewusst. Wir hatten im Rahmen unserer Möglichkeiten unser Bestes gegeben. Unsere personellen, finanziellen und materiellen Ressourcen als sehr junge Gemeindegründung waren jedoch sehr limitiert gewesen. So hatte unser Versuch eine Konferenz zu veranstalten auf einige sicherlich einen kläglichen Eindruck gemacht.

Was ich meinem interessierten Fahrgast in dem Moment guten Gewissens antworten konnte, war folgendes: „Meine Liste ist lang.“

Ich hatte mir Notizen gemacht. Auch wenn es mich schmerzte, dass eine Vielzahl an Dingen so semi-professionell gelaufen war, half mir dies, mich gedanklich schon mit einer besser durchgeführten Konferenz im kommenden Jahr zu beschäftigen.

Über die Jahre habe ich es mir zur Gewohnheit gemacht, eine Liste von möglichen Verbesserungen oder Ideen anzulegen. Das hilft mir immer dabei, nicht zu enttäuscht oder bitter zu werden.

Klick hier um mehr zum Thema NOTIZEN MACHEN zu erfahren.

GEFAHR: Wenn man alles, was schief läuft an sich heranlässt, sammelt sich schnell Frust an.

Warum nicht auf das schauen, was gut lief, anderen und sich selbst Lob und Anerkennung aussprechen und Erfolge feiern? Alles andere notieren und später auswerten, wenn möglich beim nächsten Mal besser machen.

Welche Erfahrungen hast du mit Events gemacht? Was hilft dir, während der Durchführung eine gute Zeit zu haben? Schreibe doch einen Kommentar.

Gefallen dir meine Inhalte? Abonniere meinen Blog, um keinen Artikel mehr zu verpassen!

Anmelden
Blog Comments powered by Disqus.